大分エージェンシー株式会社は､九州一円を範囲とした清掃業務、設備管理業務、マンション管理業務、不動産取引業務、土木伐採業務、リフォーム事業業務をしております。当社は個人情報（特定個人情報等を含む）を大切に保護することを企業の重要な社会的使命と認識し、役員はじめすべての従業員が個人情報保護に関する法規範を遵守し､次に示す当社方針を具現化するために、JISQ15001に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを構築し､常に社会的要請の変化に着目し､個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に対し、全社を挙げて取り組むことを宣言します。また方針は文書化した情報として維持し、組織内に伝達し利害関係者が入手可能な状態にします。

個人情報の取得、利用、提供について

上記目的を達成するために個人情報を取得、利用、提供する場合がありますが、利用目的の達成に必要な範囲を越えた個人情報の取り扱いは行いません。また、そのための措置を講じます。

個人情報保護方針の遵守について

個人情報保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。個人情報保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

個人情報の安全管理について

個人情報の漏えい、減失又はき損の防止及び是正に努めます。

個人情報の開示等について

個人情報保護管理者を設置し、苦情及び相談、個人情報についての開示等、その他お問い合わせについて、速やかに対応いたします。

個人情報の管理維持について

個人情報保護に関する法令及びその他の規範、諸規則および社内規程を遵守するとともに、常に社会の動きを注視し、社内規定・社内体制を見直し、適切な管理を維持します。

マネジメントシステムの改善について

マネジメントシステムを適宜見直し、継続的に改善します。

制定日　２００５年８月１８日
最終改正日　２０２３年12月1日
大分エージェンシー株式会社
代表取締役　髙倉　康弘

個人情報保護方針並びにコンプライアンス・プログラム、個人情報（特定個人情報等を含む）についての開示、訂正、削除、提供の拒否、その他のお問い合わせ、及び苦情に関するお問い合わせ先

大分エージェンシー株式会社 個人情報保護管理者
所在地：大分県大分市法勝台1-1-13
TEL：097-558-9096
E-mail：info@oita-agency.jp

(1)個人情報の利用目的の公表に関する事項（個人情報保護法第１８条１項）

弊社が取得する就職応募者の個人情報の利用目的は次のとおりです。

就職応募者との連絡事項（面接日時の案内、結果の連絡等）

募集人材の要件に合うかどうかの選考資料

今後の採用活動のための統計資料

採用決定後における雇用・安全衛生面等の管理上の基礎資料

その他、退職者管理のための利用

(2)お客さまから直接書面に記載された個人情報を取得する場合は、その都度、利用目的を明示させて頂きます（個人情報保護法第18条2項）

それ以外で個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、 次の利用目的の制限の範囲内で取り扱わせて頂きます（個人情報保護法第18条1項）

上記(1)(2)の内容は次の通りです。

個人情報類型	利用目的
お客さまと弊社が契約当事者となる場合に取得する情報で氏名・会社名または屋号、役職、電話番号、 FAX番号、ＨＰアドレス、業種	請求書の送付、商品の配送、ダイレクトメールなどの発送、アンケート送付・収集、購入者層の調査、連絡業務
お客様からの電話、FAX、WEB上もしくは電子メールにてのお申込み、お問い合わせにて取得する情報で、 氏名、会社名または屋号、住所、役職、電話番号、FAX番号、HPアドレス、業種、サービス依頼内容に関する事項
お客様アンケートやキャンペーンの実施、またはモニターへの応募等により取得する情報

(3)「保有個人データ」に関して「本人の知り得る状態」に置くべき事項（個人情報保護法第27条）に基づき、当社の「保有個人データ」の「類型」と「利用目的」を公開します。内容は次の通りです。

個人情報類型	利用目的
居住者並びに区分所有者の情報(預託)	マンション管理業務
お客さまと弊社が契約当事者となる場合に取得する情報で氏名・会社名または屋号、役職、電話番号、FAX番号、ＨＰアドレス、業種	リフォーム事業業務
お客様からの電話、FAX、WEB上もしくは電子メールにてお申込み、お問い合わせにて取得する情報で、 氏名、会社名または屋号、住所、役職、電話番号、FAX番号、HPアドレス、業種、サービス依頼内容に関する事項
お客様アンケートやキャンペーンの実施、またはモニターへの応募等により取得する情報

(1)当社は、特定個人情報について「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という）、｢個人情報の保護に関する法律｣及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」を遵守します。

(2)当社が個人番号を取り扱う事務の範囲について、以下のとおりです。

(4)当社での保有個人データの安全管理措置（個人情報保護法第23条）について、以下のとおりです。

個人データの取扱いに係る規律の整備

　取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法等について個人データの取扱規程を策定しております。

組織的安全管理措置

(1)組織体制の整備

　 個人データの取扱いに関する責任者を設置して、法令及び取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備・徹底しております。

(2)個人データの取扱いに係る規律に従った運用

　 個人データの取扱に係る規律について、個人データの取扱いに関する社内規程に基づき個人データを取扱う各種方法について、特定番号 の適切な管理や、アクセスログの記録などを行い、取扱状況を検証できる体制を整備しています。

(3)個人データの取扱状況を確認する手段の整備

　 個人データの取扱い状況を確認できる手段として、 個人データの項目、利用目的、保管場所、保管期限、 所管部署、アクセス制御の状況等を含む台帳を整備しています。

(4)漏えい等事案に対応する体制の整備

　 漏えい等の事案に対応する体制の整備について、漏えい等の事案が発生した際の対応方法を個人データの取扱いに関する社内規程に定め、適時に事故の調査と原因の究明、本人への通知、再発防止策の策定、個人情報保護委員会等への報告などを行える体制を整備しています。

(5)取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し

　 個人データの取扱状況について、定期的に点検を実施するとともに、他部署の者による監査、及び点検体制を整備しています。

人的安全管理措置（個人情報保護法第24条（従業者の監督）を含む））

　 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
　 個人情報保護方針及びPMSに関する事項を就業規則に記載し、整備しています。

物理的安全管理措置

　個人データを取扱う区域や機器等については、以下のような物理的措置を講じております。

（1）個人データを取り扱う区域の管理

　 ・管理区域への入室制限

（2）機器及び電子媒体等の盗難等の防止

　 ・紛失や盗難防止のための書類等の施錠保管

（3）電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止

　 ・記録等の暗号化

　 ・施錠できるセキュリティ鞄の利用。

（4）個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄

　 ・復元不可能な方法での廃棄等

技術的安全管理措置

　個人データを取扱う情報システム等については、以下のような技術的措置を講じています。

（1）アクセス制御

　 ・アクセス者の識別

（2）アクセス者の識別と認証

　 ・認証およびアクセス権の制限

（3）外部からの不正アクセス等の防止

　 ・ファイアウォールシステムの構築設置

　 ・セキュリティ対策の最新化

　 ・アクセス等の監視等

（4）情報システムの使用に伴う漏えい等の防止

　 ・セキュリティ漏洩等に関する情報を定期的に確認し、システムへ活用できるよう取り組んでいます。

外的環境の把握

　 外国で個人データを取り扱う場合には、当該国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施いたします。

当社は認定個人情報保護団体である一般財団法人日本情報経済社会推進協会より認可を受け、同団体に所属しております。当団体においても個人情報に関する情報提供、苦情処理の問い合わせを受け付けております。

認定個人情報保護団体事務局

お問合せ先：一般財団法人　日本情報経済社会推進協会
所在地：〒106-0032　東京都港区六本木一丁目９番９号　六本木ファーストビル内